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PROCEDIMIENTO
Administración de Software
Versión 1
Código PSI-SAM-PR-022
Proceso Servicios Administrativos Estado
1. OBJETIVO
Planear, desarrollar y controlar las actividades relacionadas con los recursos físicos de tecnología e informática para brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento de los equipos de cómputo y software que apoyen los diferentes procesos de la entidad. 
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la programación y asignación de actividades de administración de hardware y software, y finaliza con la identificación de necesidades de mantenimiento o soporte, la actualización del inventario de hardware, software y hojas de vida de los equipos. Este procedimiento cubre además la administración de inventarios, control de faltantes u obsolescencia, adquisiciones masivas de hardware, Software o por componentes, administración del rendimiento y capacidad del hardware, Software y manejo de bolsa o stock de repuestos, reasignación de equipos o componentes, instalaciones, configuraciones, pruebas y capacitación en caso requerido. 
3. RESPONSABLE
  • LIDER DE PROYECTO
4. CONDICIONES GENERALES
Garantizar la disponibilidad de los servicios tecnológicos apoyando los objetivos del plan estratégico institucional. 
5. DEFINICIONES
5.1. Centro De Datos: Es la ubicación física donde se concentran los recursos necesarios de computación de una organización.  
5.2. Servidor: Es un ordenador potente encargado de procesar y almacenar información para que sean accesibles a los usuarios por medio de una red de datos.  
5.3. Red de Datos: Conjunto de equipos informáticos y software conectados entre sí por medio de dispositivos físicos que envían y reciben impulsos eléctricos, ondas electromagnéticas o cualquier otro medio para el transporte de datos, con la finalidad de compartir información, recursos y ofrecer servicios.  
5.4. Implementación de Software: Actividad enfocada en ejecutar los componentes y programar las funciones que deberá cumplir una aplicación.  
5.5. Configuración de Software: Adopción e implementación de las paramétricas óptimas de funcionamiento del software desde el momento de la instalación y en el transcurso de vida útil del mismo.  
5.6. Actualización de Software: Procedimiento mediante el cual se busca un mejor funcionamiento del software con una versión más reciente y segura, adecuada a las necesidades y demanda del momento.  
5.7. Monitoreo y seguimiento al Software: Conjunto de actividades de gestión que permiten verificar si el software está marchando según las métricas óptimas de disponibilidad y rendimiento, asegurando su buen funcionamiento mediante revisiones periódicas.  
5.8. Control de acceso a servicios Tecnológicos: Actividad que garantiza que bajo las políticas de seguridad y mediante un conjunto de condiciones de uso, se controle el acceso de los distintos usuarios de los servicios de tecnología.  
5.9. Protocolos de Seguridad: Conjunto de reglas que gobiernan dentro de la transmisión de datos entre la comunicación de dispositivos para ejercer confidencialidad, integridad, autenticación y el no repudio de la información.  
5.10. Información: Se refiere a toda comunicación o representación de conocimiento como datos, en cualquier forma, con inclusión de formas textuales, numéricas, gráficas, cartográficas, narrativas o audiovisuales, y en cualquier medio, ya sea magnético, en papel, en pantallas de computadoras, audiovisual u otro.  
5.11. Legalidad: Referido al cumplimiento de las leyes, normas, reglamentaciones o disposiciones a las que está sujeto el Organismo.  
5.12. VULNERABILIDAD: Susceptibilidad o fragilidad física, económica, social, ambiental o institucional que tiene una comunidad de ser afectada o de sufrir efectos adversos en caso de que un evento físico peligroso se presente.  
5.13. Amenaza: Una amenaza es la posibilidad de que se produzca una determinada vulnerabilidad de forma satisfactoria. Una fuente de amenazas no plantea un riesgo cuando no hay vulnerabilidades que puedan ser ’activadas’.  
5.14. Políticas de Seguridad: Es un conjunto de leyes, reglas y prácticas que regulan la manera de dirigir, proteger y distribuir recursos en una organización para llevar a cabo los objetivos de seguridad informática dentro de la misma.  
5.15. Seguridad Informática: Se refiere a protección de las infraestructuras de las tecnologías de la información y comunicación que soportan el Core del negocio de las empresas.  
5.16. Copias de Seguridad (Backups): Es la operación que consiste en duplicar y asegurar datos e información contenida en un sistema informático.  
5.17. UGT: Unidad de Gestión Tecnológica de la Alcaldía de Manizales  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Asignar y programar actividades de administración de software y Hardware.
El líder de la UGT, establece la asignación y programación de actividades de administración de hardware y software
Acta de Reunión
Define las acciones necesarias para la Administración de Hardware y software existente, diferente a las solicitudes que ingresan por la mesa de ayuda
Definir políticas de privacidad y seguridad de la información
Líder de Proyecto UGT y Profesional Universitario UGT
Modelo de Privacidad y seguridad de la información
Actualiza 1 vez al año el manual de privacidad y seguridad de la información
Recibir la solicitud (Necesidad de software o hardawrae) por medio de la mesa de ayuda de la Unidad de Gestión Tecnológica
Todos los usuarios
Software de mesa de ayuda de la Unidad de Gestión Tecnológica
El usuario ingresa a la mesa de ayuda de la Unidad de Gestión Tecnológica y radica su solicitud
Realizar verificación que en el inventario y cátalogo de sistemas de información no exista una funcionalidad con los mismos objetivos.
El funcionario de la Unidad de Gestión Tecnológica al que le sea asignada la solicitud
Software de mesa de ayuda de la Unidad de Gestión Tecnológica
El funcionario de la Unidad de Gestión Tecnológica designado revisa el catálogo de sistemas de información
Realizar Analís del alcance del requerimiento y problemática a la cual se busca darle solución.
El funcionario de la Unidad de Gestión Tecnológica al que le sea asignada la solicitud
1. Software de mesa de ayuda de la Unidad de Gestión Tecnológica

2. Correo electrónico
El funcionario designado analiza el alcance y establece el cronograma de ejecución
Instalar al usuario solicitante la funcionalidad ya existente
El funcionario de la Unidad de Gestión Tecnológica al que le sea asignada la solicitud
Software de mesa de ayuda de la Unidad de Gestión Tecnológica
El funcionario designado realiza la instalación y capacitación al usuario
Acompañar en la instalación del software adquirido con terceros
El funcionario de la Unidad de Gestión Tecnológica al que le sea asignada la solicitud
Software de mesa de ayuda de la Unidad de Gestión Tecnológica
El funcionario designado, coordina con el proveedor para la instalación del nuevo software adquirido
8. CONTENIDO

GD_UGT_Catálogo de Servicios de TI



LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Mary Luz Grajales Carmona
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 17/Ene/2023
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 17/Ene/2023

 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 17/Ene/2023

 
Nombre: Rafael Antonio Tejada Quintero
Cargo: Líder de Proyecto
Fecha: 17/Ene/2023